De toekomst van automatisering in het theater door Peter Blaauboer, Zichtlijn 12, augustus 1990

Hoe lang is het geleden dat de computer zijn intrede deed in het Nederlandse theater? Vijf jaar, tien jaar? Veel meer zal het niet zijn. Zoals in elke bedrijfstak is er sprake geweest van snelle ontwikkelingen. In de meeste theaters is automatisering echter een item geweest dat niet de aandacht kreeg die het verdient. Daardoor staan er nu her en der computereilandjes in onze theaters. Eilandjes die niet meer met elkaar kunnen communiceren waardoor er veel en onnodig dubbel werk wordt gedaan. Dit artikel geeft een antwoord op de vraag hoe de toekomst eruit zou kunnen zien.

De stand van zaken
Vrijwel alle theaters in ons land zijn in de afgelopen jaren overgestapt op het gebruik van de computer om de complexe informatievraagstukken waarmee men werd geconfronteerd op te lossen. Dat gold vooral voor de kaartverkoop. Daar ontstond behoefte aan meer flexibiliteit en aan mogelijkheden om ver vooruit te verkopen. Veel kassamedewerkers hebben met een tevreden de scheurplattegronden definitief in de kast geborgen en kunnen de klant nu op het scherm laten zien waar hij zal zitten. De theaterbezoeker kreeg de keuze uit ingewikkelde abonnementenconstructies en kan tegenwoordig in volledige vrijheid reeds in juni zijn nieuwe theaterseizoen plannen en bestellen. De klant vaart er wel bij en daar ging het tenslotte om.
Ook elders in het theater verschenen de computers. De secretaresse kreeg haar tekstverwerker, de boekhouder zijn administratiepakket. Achter de schermen hebben de beeldschermen hun plek ook gevonden: licht en geluid worden op veel plekken met computers gestuurd.

Eilandjes
De computers zijn er dus, evenals de kennis over hoe de PC werkt. Wat ontbreekt op de meeste plaatsen is de mogelijkheid om de losse automatiseringstoepassingen samen te smelten tot wat we een Theater-Informatie-Systeem (TIS) zouden kunnen noemen.
Om daadwerkelijk winst te boeken waar het de informatievoorziening betreft is het noodzakelijk dat op alle werkplekken gegevens opvraagbaar zijn en te gebruiken voor specifieke werkzaamheden die men uitvoert.
Een braakliggend terrein is namelijk de planning: de centrale schakel tussen alle medewerkers. Op de meeste plaatsen gebeurt de planning nog grotendeels handmatig. Om af te komen van alle losse eilandjes die nu de theaterautomatisering bepalen is het noodzakelijk dat het hart van het theaterbedrijf wordt geautomatiseerd.

Naar een Theater Informatie Systeem
Het centrale gegeven in een theaterinformatiesysteem is de activiteit. Dat is dus een voorstelling, een verhuring, een tentoonstelling of wat er verder nog in een schouwburg kan gebeuren.
De keuze voor dat centrale uitgangspunt is een logische. Welke taak men in het theater ook heeft het speelt zich altijd rond de activiteit af. Degene die werkroosters maakt moet weten wat er in de komende tijd staat te geburen, degene die factureert wil weten wat er gebeurd is. De secretaresse schrijft 80% van haar brieven over voorstellingen en de afdeling die de publiekswerving doet is ook voortdurend bezig met wat er aan voorstellingen te verwachten is. D theatertechnicus is geïnteresseerd in het lichtplan of de eenvoudige vraag hoe lat hij de medewerkers van een bespeler kan verwachten. En zo maakt een ieder van informatie gebruik, gegroepeerd rondom dit centrale begrip.

Actueel
Een van de grootste problemen die nu wordt ervaren is dat men zelden over de meest actuele informatie beschikt. Elk theater heeft daarvoor zo zijn eigen oplossingen gevonden en bedient zich van de meest uiteenlopende planningsinstrumenten. In de meeste gevallen is er ergens in het bedrijf een centrale opslag van alle relevante gegevens. Daaruit worden veelal handmatig lijsten met voor de diverse afdelingen van belang zijnde gegevens gegenereerd. Maar als men ’s ochtends wil weten wat men ’s avonds kan verwachten is het vaak het veiligst toch maar even een kijkje te nemen in die centrale opslag. Op het laatste moment worden vaak nog afspraken gemaakt en lang niet altijd is iedereen daarvan op de hoogte. De kopieermachine kreunt en steunt daarbij naar hartenlust want iedereen wil die laatste afspraken graag als geheugensteuntje op papier hebben. In een TIS behoort die situatie tot het verleden. Op alle werkplekken staan terminals waarmee men de centrale opslag rechtstreeks benadert. Wordt ergens een afspraak gemaakt dan is die voor alle medewerkers direct te achterhalen. En wat aantrekkelijker is: men hoeft niet steeds opnieuw allerlei gegevens bij elkaar te sprokkelen. Ze zijn voorhanden op een wijze die aansluit op iedere specifieke behoefte.

Levenscyclus
Om een beeld te krijgen van het TIS kan men de levensloop van een activiteit als uitgangspunt nemen.
Alles begint bij de boeking. Concreet: een potentiële huurder belt en vraagt of hij op 14 april 1991 ’s avonds een zaal kan huren. Het antwoord is snel gegeven, want na het intikken van 14 04 91 en een specifieke zaalaanduiding verschijnt de boeking van dat moment op het scherm. Die ruimte is dan bezet of niet. Maar in de praktijk is het natuurlijk wat ingewikkelder. De huurder is bijv. van plan om veel lawaai te maken en dus is het aardig om te weten wat er verder aan activiteiten is op die dag.

De eerste commercieel succesvolle computer met een magnetisch kerngeheugen, de IBM 705 uit 1954

Via het intikken van 14 04 91 verschijnt die informatie op het scherm. : alle activiteiten van die dag. Vaak zal de vraag echter niet zo concreet zijn. Als iemand een zaal wil huren ‘ergens in het begin van april’ dan is het mogelijk in een oogopslag te zien welke mogelijkheden er in die periode zijn, met daarbij een indicatie van de andere activiteiten die al eerder geboekt werden.
Hieruit volgen verschillende eisen die aan een TIS gesteld worden. Het zal wat zoeken betreft zeer flexibel moeten zijn en ten tweede razendsnel. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat de beller aan de andere kant steeds 10 sec. moet wachten tot de computer eindelijk gevonden heeft wat gevraagd wordt.
Daarmee hebben we het speelplan in vogelvlucht gehad want het maakt weinig verschil of het om een huurder gaat of om het boeken van een eigen voorstelling.

Publiciteit
De activiteit is geboekt met daarbij allerlei gegevens variërend van het uitkoopbedrag bij een voorstelling tot de registratie van de zaalopstelling en het huurtarief. Het systeem maakt nu het huurcontract of de bevestiging van de overeenkomst. Zo wordt gaandeweg het seizoen volgeboekt en steeds is via scherm of op een lijst een totaaloverzicht te produceren.
Volgen we de voorstelling verder, dan wordt die na verloop van tijd ‘publiciteitsrijp’, wat betekent dat de afdeling publiekswerving aan de voorstellingsgegevens een stukje tekst toevoegt dat in eerste instantie in de seizoenskrant verschijnt. Die tekst wordt op een volwaardige tekstverwerker ingetypt en kan later gebruikt worden voor persinformatie, voor folders en voor mailingen. Uitgangspunt is dat alles wat al eens geschreven is steeds opnieuw bruikbaar blijft.

Tafelkleedjes
Bij veel activiteiten worden zo gaandeweg allerlei zaken geregeld. Veel kan standaard worden vastgelegd maar er blijven zaken die afwijken van het gangbare en daarom heeft iedere activiteit een faciliteit die je ‘kladblok’ zou kunnen noemen. Daar wordt bijvoorbeeld de in houd van een telefoontje over de kleur van de tafelkleedjes opgeborgen, zodat het niet nodig is dat ergens in een ordner op een papiertje te archiveren.
De grotere verhuringen en voorstellingen kennen vaak veel en gevarieerde afspraken. Die worden nu veelal vastgelegd door correspondentie met de klant. Die correspondentie kan met de tekstverwerkingsfaciliteit gemaakt worden en blijft, door het eenduidige activiteitennummer steeds bij de activiteit opvraagbaar. Als extra voordeel geldt dat als zich later een vergelijkbare activiteit voordoet men uit wat eerder werd bedacht kan putten en zo zijn gaandeweg heel wat bouwstenen voor een efficiënte werkwijze voorhanden.

Planning
Gaan we verder dan komen we aan bij de maan- en weekplanning. Alle gegevens die daar voor nodig zijn zitten in het systeem. Hier vindt de check plaats of alles volledig is en klopt. Waar nodig worden lijsten door het systeem geproduceerd die direct aansluiten op de behoefte. Nu volgt er ook nieuwe informatie. Als de werkplanning wordt rondgemaakt verschijnen de eerste namen: de dienstdoende portier, de ouvreuses, de theatertechnici. Het maken van werkroosters is derhalve een integraal onderdeel van het systeem.
Nog wat later levert een verhuring een factuur op. Daarvoor is een nacalculatie nodig., horeca- en vaak recettegegevens. Deze laatste komen uit de kaartverkoopmodule van het systeem. Het enige onderdeel dat we ook nu al kennen. Aangezien het TIS over een factureermodule beschikt kan de administratie zonder veel zoek-= en vraagwerk zijn afrekening produceren.
Veel voorstellingen krijgen een vervolg door afrekening van de partage-overeenkomst. De horecagegevens zijn dan al geregistreerd en tezamen met de recette en de al eerder ingegeven financiële condities  kan die afrekening snel worden gemaakt. Tevens is er nu een overzicht te vervaardigen van boekingsgegevens en financiële resultaten.
Hier eindigt de actieve levensloop van de activiteit. De gegevens blijven nog lang beschikbaar om er later uit te kunnen putten of om te kunnen zien hoe destijds iets geregeld was. Wordt een voorstelling opnieuw geboekt dan is er al heel wat informatie zonder veel zoeken beschikbaar en opnieuw bruikbaar.

Utopie
Het voorgaande is een utopisch beeld. Dit systeem met zoveel geïntegreerde toepassingen is niet te koop.
Op het gebied van de kaartverkoop zijn er in het Nederlandse taalgebied twee grote leveranciers actief: L.V.P. en Marathon. L.V.P. levert sinds korte tijd ook een zaalreserveringssysteem dat in een aantal opzichten lijkt op wat hiervoor beschreven is. Het probleem daarmee is echter dat het niet gemaakt is in samenwerking met de gebruikers en daardoor nog lang niet aansluit op de behoefte. Een ander bedrijf dat interessante mogelijkheden heeft is Kunst In Computers (K.I.C.), een non-profitorganisatie die onder andere een databank voor de kunstensector exploiteert en voor de impresariaten een geïntegreerd informatiesysteem heeft ontwikkeld (Impres). Deze organisatie is afhankelijk van overheidssubsidies en daarvoor moet eerst het een en ander gebeuren.
Voorlopig lijkt het erop dat de theaters zelf het initiatief zullen moeten nemen om de eerste stappen in de gewenste richting te zetten. Afhankelijk van de mogelijkheden kan er vervolgens in samenwerking met het bedrijfsleven tot een gefaseerde ontwikkeling worden gekomen. Daarvoor is het nodig dat er zicht ontstaat op de ideeën en wensen die er in de Nederlandse theaters leven. En zicht op wie zich voor een dergelijk project in wil en kan zetten door plaats te nemen in een initiatiefgroepje.

Uw reacties op het bovenstaande worden ingewacht bij Cultureel Centrum ‘De Vest’, Postbus 24, 1800 AA Alkmaar ter attentie van Peter Blaauboer.

Terug